Política de tratamiento de datos personales · Cáceres y Virviescas Abogados

1. Quiénes somos

Cáceres & Virviescas Abogados Asociados (en adelante, C&V Abogados) es una empresa dedicada a la prestación de servicios jurídicos integrales, orientados a la asesoría, representación y acompañamiento legal en diversas áreas del derecho. Su objeto social se centra en la gestión de procesos jurídicos en las áreas de derecho corporativo, civil, de familia, tributario, responsabilidad civil y derecho público, brindando soluciones legales a personas naturales y jurídicas.

En desarrollo de su objeto social actúa como responsable del tratamiento de datos personales, y adopta la presente política en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y las normas concordantes.

Razón social: Cáceres & Virviescas Abogados Asociados
NIT: 90144217461
Domicilio: Calle 35 # 17-77, Oficina 508, Edificio Bancoquia, Bucaramanga (Santander)
Teléfonos: 316 627 3333 · 315 629 0906
Correo electrónico: contacto@caceresyvirviescas.com

2. La protección de datos personales, un pilar de la firma

En C&V Abogados, la protección de los datos personales y el respeto por la privacidad de los titulares constituyen un eje esencial de su gestión jurídica y administrativa. La firma reconoce la importancia de garantizar el adecuado tratamiento de la información personal de clientes, trabajadores, contratistas, proveedores, terceros vinculados a los procesos judiciales y demás titulares con quienes mantiene relaciones profesionales.

Este compromiso se sustenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que garantiza los derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y al habeas data, así como en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

En su calidad de responsable del tratamiento, C&V Abogados, con el apoyo de sus trabajadores y demás terceros que intervienen en la gestión de la información, adopta medidas administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos personales, así como el ejercicio efectivo de los derechos de sus titulares.

3. Alcance de esta política

Esta política establece los lineamientos generales aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, al tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos de C&V Abogados, tanto cuando actúe como responsable como cuando intervenga en calidad de encargado del tratamiento, en desarrollo de sus actividades jurídicas, administrativas y contractuales.

4. Datos y finalidades · Clientes

Tipos de datos

Identificación: nombre y apellido, tipo y número de identificación, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil.
Contacto y ubicación: dirección, ciudad, correo electrónico, número de teléfono.
Familiares: composición del grupo familiar, parentesco.
Económicos: ingresos, egresos, bienes muebles e inmuebles, información bancaria y societaria.
Audiovisuales: imágenes, fotografías, videos y grabaciones de voz.
Sensibles: datos biométricos, historias clínicas e información de menores de edad.

Finalidades del tratamiento

Identificar, registrar y mantener actualizada la información de los clientes y de sus representantes, apoderados, tutores o personas autorizadas.
Recibir, estudiar y evaluar las consultas, solicitudes y asuntos jurídicos presentados, y determinar su viabilidad jurídica y la estrategia aplicable.
Verificar la identidad, capacidad, legitimación y representación de quienes soliciten o contraten los servicios jurídicos.
Realizar verificaciones relacionadas con posibles conflictos de interés, antes y durante la prestación de los servicios profesionales.
Elaborar, celebrar, ejecutar, modificar, terminar y conservar contratos de prestación de servicios jurídicos, poderes, acuerdos de honorarios, autorizaciones y demás documentos relacionados con la relación contractual.
Prestar servicios de asesoría, consultoría, representación judicial y extrajudicial, conciliación, negociación, acompañamiento y defensa jurídica.
Presentar y tramitar demandas, acciones constitucionales, recursos, solicitudes, peticiones, reclamaciones, conciliaciones y demás actuaciones judiciales o administrativas.
Representar al cliente ante juzgados, tribunales, cortes, autoridades administrativas, centros de conciliación, tribunales de arbitramento, notarías y demás entidades públicas o privadas competentes.
Recolectar, recibir, consultar, analizar, organizar, conservar y presentar documentos, testimonios, fotografías, grabaciones, historias clínicas, dictámenes, comunicaciones y demás elementos necesarios para la acreditación de hechos, derechos, pretensiones, excepciones o medios de defensa.
Elaborar escritos, conceptos, contratos, memoriales, recursos, informes, actas y demás documentos requeridos para el desarrollo del encargo profesional.
Consultar expedientes, bases de datos, registros públicos, sistemas de información judicial y fuentes legítimamente accesibles, cuando resulte necesario para la prestación del servicio.
Comunicar o suministrar la información estrictamente necesaria a autoridades judiciales o administrativas, peritos, auxiliares de la justicia, conciliadores, árbitros, notarios, corresponsales, abogados externos, proveedores tecnológicos y demás terceros que intervengan en el asunto.
Gestionar términos procesales, audiencias, diligencias, reuniones, notificaciones, calendarios, compromisos y demás actividades relacionadas con el proceso o servicio contratado.
Mantener informado al cliente sobre el estado, avances, decisiones, riesgos y resultados del asunto encomendado, mediante correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajería instantánea u otros canales autorizados.
Gestionar la facturación, recaudo, cobro de honorarios, gastos, costas, agencias en derecho, reembolsos y demás obligaciones económicas derivadas de la prestación del servicio.
Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, administrativas, judiciales, éticas y disciplinarias aplicables al ejercicio de la profesión jurídica.
Atender requerimientos formulados por autoridades judiciales, administrativas, disciplinarias, fiscales o de control, dentro del marco de sus competencias legales.
Prevenir y gestionar situaciones de fraude, suplantación de identidad, conflictos de interés, incidentes de seguridad y riesgos jurídicos u operativos.
Garantizar la seguridad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y trazabilidad de los expedientes, documentos y sistemas de información de la oficina jurídica.
Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares.
Conservar los expedientes y documentos durante el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales, contractuales y profesionales, atender eventuales reclamaciones y ejercer la defensa jurídica de la oficina.
Tratar datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes únicamente cuando resulten pertinentes y necesarios para la prestación del servicio jurídico, la protección de sus derechos o el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de una actuación judicial o administrativa.
Capturar y almacenar videos de videovigilancia para la seguridad de bienes, instalaciones y personas.
Transmitir o transferir los datos personales cuando resulte necesario para la prestación del servicio.

5. Datos y finalidades · Candidatos, trabajadores y extrabajadores

Tipos de datos

Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de identificación, fecha y lugar de nacimiento, edad, nacionalidad, estado civil, firma y copia del documento de identidad.
Contacto y ubicación: dirección de residencia, ciudad, teléfono, correo electrónico y contactos de emergencia.
Académicos y profesionales: estudios realizados, títulos académicos, certificaciones, cursos, capacitaciones, idiomas y tarjetas profesionales.
Laborales: experiencia laboral, cargos desempeñados, funciones y referencias laborales.
Económicos: número y tipo de cuenta bancaria y entidad financiera.
Sensibles: información médica, imágenes, fotos y videos.
Seguridad social: afiliaciones y novedades ante EPS, fondos de pensiones, ARL, cajas de compensación familiar y demás entidades del Sistema de Seguridad Social Integral.

Finalidades del tratamiento

Recibir, registrar, clasificar, consultar y evaluar hojas de vida, formularios, documentos, certificaciones y demás información suministrada durante los procesos de selección y vinculación laboral.
Verificar la identidad, edad, formación académica, experiencia profesional, competencias, referencias laborales y personales, tarjetas profesionales y demás requisitos relacionados con el cargo.
Contactar a los candidatos para informarles sobre entrevistas, pruebas, evaluaciones, resultados, novedades y demás etapas del proceso de selección.
Realizar entrevistas y pruebas técnicas, psicotécnicas, de conocimiento, competencias, confiabilidad o aptitud, cuando sean pertinentes y proporcionales al cargo.
Consultar y verificar antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios, profesionales, académicos o administrativos, cuando la ley lo permita y resulte necesario para la naturaleza del cargo.
Verificar la autenticidad de los documentos y de la información suministrada durante los procesos de selección, contratación y ejecución de la relación laboral.
Realizar exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso.
Adelantar las gestiones necesarias para la contratación, vinculación, afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y formalización de la relación laboral.
Elaborar, celebrar, ejecutar, modificar, suspender y terminar contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, otrosíes y demás documentos relacionados con la vinculación laboral.
Gestionar el pago de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, incapacidades, licencias, bonificaciones, auxilios, viáticos, beneficios, indemnizaciones y demás conceptos derivados de la relación laboral.
Administrar la información de familiares, beneficiarios, dependientes económicos y contactos de emergencia, cuando sea necesaria para afiliaciones, beneficios, situaciones de emergencia o cumplimiento de obligaciones legales.
Implementar y ejecutar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Gestionar programas de bienestar, capacitación, formación, inducción, reinducción, evaluación de desempeño y desarrollo profesional.
Gestionar el acceso a las instalaciones, oficinas, archivos, plataformas, aplicativos, sistemas de información y demás recursos físicos o tecnológicos de la oficina jurídica.
Implementar controles de seguridad física, lógica y de la información, incluyendo registros de ingreso y salida, videovigilancia, autenticación, trazabilidad y control de acceso.
Proteger la información confidencial, los datos personales, los expedientes judiciales, el secreto profesional, los documentos de los clientes y demás activos de información administrados por la oficina jurídica.
Gestionar horarios, asistencia, permisos, turnos, trabajo remoto, vacaciones, licencias, incapacidades, ausencias y demás novedades laborales.
Utilizar fotografías, videos, grabaciones de voz o material audiovisual para actividades institucionales, académicas, informativas o promocionales, cuando se cuente con la autorización correspondiente.
Atender peticiones, quejas, reclamos, denuncias, consultas y solicitudes formuladas por candidatos, trabajadores y extrabajadores.
Adelantar procesos administrativos, judiciales, disciplinarios, laborales, conciliatorios o de cualquier otra naturaleza relacionados con la selección, ejecución o terminación de la relación laboral.
Atender requerimientos formulados por autoridades judiciales, administrativas, laborales, fiscales, disciplinarias o de control, dentro del marco de sus competencias.
Transmitir o transferir la información a terceros cuando se requiera.
Responder consultas, peticiones y reclamaciones de los titulares.

6. Datos y finalidades · Terceros

Tipos de datos. Datos derivados de procesos judiciales: información jurídica, judicial, procesal y probatoria, incluyendo hechos relacionados con los procesos, declaraciones, testimonios, interrogatorios, versiones, documentos, antecedentes del caso, pruebas, grabaciones de audio o video de audiencias e información suministrada por las partes, contrapartes, testigos, peritos, apoderados y demás intervinientes.

Finalidad. Recolectar, consultar, organizar, analizar, almacenar y utilizar la información obtenida en audiencias, diligencias y demás actuaciones judiciales o extrajudiciales, con el propósito de prestar servicios jurídicos, ejercer la representación judicial, preparar estrategias de defensa, solicitar, aportar y controvertir pruebas, elaborar documentos procesales, atender requerimientos de autoridades y efectuar el seguimiento y archivo de los procesos.

7. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

C&V Abogados sólo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o cuando sea autorizado por su representante legal o tutor, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y siempre que el tratamiento:

Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos esos requisitos, se aplica el siguiente procedimiento:

Identificación del representante legal. La autorización será exigida y otorgada exclusivamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, entendiéndose por éste a su padre, madre o, en caso excepcional, su tutor.
Deber de uso adecuado y conservación. C&V Abogados conservará la prueba de la autorización, y tanto la firma como cualquier persona involucrada en el tratamiento velarán por el uso adecuado de estos datos.

8. Autorización para el tratamiento

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, C&V Abogados solicitará previamente la autorización por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, e informará al titular: el tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad específica; el carácter facultativo de la respuesta cuando las preguntas versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes; los derechos que le asisten como titular; y los canales por los cuales podrá formular consultas o reclamos.

9. Deberes de la firma

Como responsable o encargada del tratamiento, C&V Abogados cumple los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información y comunicar oportunamente al encargado todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al encargado, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez presentada la reclamación y mientras no haya finalizado el trámite.
Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (Delegatura de Protección de Datos) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Exigir a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de datos privados, sensibles o de menores el secreto profesional y el deber de guardarlos, obligaciones que subsisten aun después de finalizar sus relaciones contractuales con la firma.

10. Área responsable de la protección de datos

C&V Abogados gestiona y administra internamente el tratamiento y la protección de los datos personales. Para ello designará un Oficial de Datos Personales encargado de recibir, procesar y canalizar las solicitudes relacionadas con presuntas vulneraciones al derecho de habeas data. Todas las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos serán tramitados y resueltos en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

11. Derechos de los titulares

Los titulares, por sí o por intermedio de su representante, apoderado o causahabiente, podrán ejercer los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Parágrafo primero. Para ejercer estos derechos, tanto el titular como quien lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

Parágrafo segundo. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por medio de las personas facultadas para representarlos.

12. Cómo ejercer los derechos

Cualquier consulta o reclamo relativo a los derechos del titular sobre sus datos personales debe presentarse mediante comunicación escrita dirigida al correo electrónico contacto@caceresyvirviescas.com.

13. Plazos de respuesta

Los plazos empiezan a contarse desde el momento en que C&V Abogados tiene conocimiento efectivo de la solicitud del titular, por lo que se recomienda presentarla siempre por el canal establecido.

Consultas: se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos y se señalará una nueva fecha, que no excederá los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos: se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción. En circunstancias excepcionales el plazo podrá extenderse, notificando al interesado, sin exceder ocho (8) días hábiles adicionales.
Reclamo incompleto: se solicitará al titular subsanar las deficiencias dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento no se presenta la información, se entenderá que ha desistido del reclamo y se archivará definitivamente.
Falta de competencia: si C&V Abogados no es competente para resolver la consulta o reclamo, dará respuesta en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde su recepción, indicando esa situación.

14. Contenido de la consulta o reclamo

Para que la solicitud pueda tramitarse debe contener:

Identificación del titular: nombre y apellidos completos, tipo de documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, etc.) y su número.
Descripción de los hechos: narración clara y detallada de los hechos que motivan la consulta o reclamo, con el lugar y la fecha en que ocurrieron y las personas involucradas.
Objeto de la petición: qué se solicita concretamente a C&V Abogados.
Datos de contacto: dirección de notificación física y electrónica del titular, y número de teléfono.
Documentación de respaldo: los documentos que sustenten la solicitud, especialmente en caso de reclamos (copias de comunicaciones, registros, entre otros).

Reevaluación de respuestas. Si el titular no está satisfecho con la respuesta recibida, puede solicitar una reevaluación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. La solicitud debe presentarse por escrito y dirigirse al área responsable de la protección de datos.

15. Revocatoria de la autorización

Los titulares pueden retirar su consentimiento en cualquier momento, salvo que una disposición legal o contractual lo impida. La revocación puede ser total (abarcando todas las finalidades) o parcial, limitada a finalidades específicas.

16. Acceso por terceros autorizados distintos del titular

Para autorizar a un tercero a consultar, actualizar o rectificar su información personal, el titular debe presentar a C&V Abogados una autorización escrita, por correo electrónico, que incluya:

Identificación del titular: nombre completo y número de documento de identidad.
Copia de la cédula de ciudadanía del titular.
Nombre completo y datos de identificación del tercero autorizado.
El tiempo por el cual el tercero podrá consultar, actualizar o rectificar la información (por ejemplo: una vez, por un año, por la duración de la relación jurídica o hasta nueva orden).
Declaración del carácter voluntario y libre de la autorización.
Firma del titular de los datos.

La autorización debe ser clara, precisa y completa, y especificar las acciones que el tercero puede realizar con la información personal. C&V Abogados verificará su autenticidad y la identidad del titular antes de permitir el acceso.

17. Limitaciones a los derechos del titular

El derecho a retirar el consentimiento y solicitar la eliminación de los datos tiene limitaciones y excepciones conforme a la legislación vigente:

Obligaciones legales o contractuales. El titular no podrá revocar su autorización ni solicitar la eliminación de sus datos cuando exista un deber legal o contractual que obligue a C&V Abogados a conservarlos.
Normativa del Sistema General de Seguridad Social. Tratándose de titulares inactivos, como extrabajadores, la normativa obliga a conservar la información histórica por plazos legales estrictos, de modo que la supresión puede no ser posible.
Ejercicio de derechos por terceros. Un titular no puede ejercer los derechos de otro sin la autorización correspondiente o sin habilitación legal.

18. Conservación y supresión de los datos

C&V Abogados conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales únicamente durante el tiempo razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Aun habiendo culminado la relación o cumplido la finalidad, los datos se conservarán cuando así lo requiera el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

19. Sistemas de videovigilancia

C&V Abogados utiliza medios de videovigilancia instalados en distintos sitios internos y externos de sus instalaciones. La existencia de estos mecanismos se informa mediante avisos de videovigilancia ubicados en puntos visibles para los titulares.

20. Transferencia y transmisión de datos

Como regla general, C&V Abogados no realizará transmisiones ni transferencias de datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo que se trate de requerimientos de autoridades públicas o judiciales. Cuando transmita o transfiera datos a terceros en calidad de encargados o responsables, suscribirá los respectivos contratos para garantizar que la información se trate únicamente bajo sus directrices, asegurando el uso adecuado, la protección y la estricta confidencialidad de los datos.

21. Medidas de seguridad

C&V Abogados ha implementado mecanismos para controlar el acceso a la información por parte de los usuarios autorizados e impedir que los no autorizados puedan conocer, bloquear, modificar, adulterar o suprimir la información y los datos personales que trata, en su calidad de responsable o encargada según el caso.

22. Reglas para el uso de la inteligencia artificial

El uso de herramientas de inteligencia artificial en C&V Abogados se realiza en estricto cumplimiento del régimen de protección de datos personales, garantizando los principios de legalidad, finalidad, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada. En consecuencia, queda prohibido ingresar, cargar o tratar datos personales, datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes en herramientas de IA de acceso público o no autorizadas por la firma. Asimismo, ninguna decisión que afecte los derechos de los titulares podrá adoptarse de manera exclusivamente automatizada, sin validación e intervención humana.

Cáceres & Virviescas Abogados Asociados · NIT 90144217461
Política en vigor desde el 1 de agosto de 2026.
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